Чтение онлайн

4. Убедитесь, что в левом верхнем раскрывающемся списке выбран пункт Больше.

5. В поле правого верхнего раскрывающегося списка введите 20. Нажмите кнопку OK. Диалоговое окно закроется, а в таблице будут отображены только те товары, цена которых выше 20.

В нашей таблице содержится товар Крупа с ценой 20. В данный момент строка с ячейками этого товара скрыта. Если бы вы выбрали оператор Больше или равно, то этот товар также присутствовал бы среди остальных после применения фильтра.

Рассмотрим еще один числовой фильтр. Отобразим в таблице только те товары, цена которых находится между 20 и 50.

1. Сбросьте предыдущий фильтр. Для этого вам следует нажать кнопку в ячейке R1C2 и выполнить команду Снять фильтр с (Столбец 2).

2. Нажмите кнопку в ячейке R1C2 и выберите пункт Числовые фильтры -> Между. Появится диалоговое окно Пользовательский фильтр. Обратите внимание, что на этот раз в диалоговом окне Пользовательский фильтр уже установлены операторы Больше или равно и Меньше или равно. Вам остается лишь ввести нужные числовые значения.

3. В поле правого верхнего раскрывающегося списка введите 20, а в поле правого нижнего раскрывающегося списка – 50.

4. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно закроется, а в таблице будут скрыты строки товаров с ценой меньше 20 и больше 50 (рис. 5.12).

Рис. 5.12. В таблице остались товары, цена которых находится между 20 и 50

В этом примере вы задали следующее условие для фильтра: отобразить товары, цена которых больше или равна 20 и меньше или равна 50. Товары, не соответствующие этому условию, были скрыты.

На этом мы закончим обзор фильтров. Вы можете поэкспериментировать с фильтрами самостоятельно, чтобы понять, что делает и как настраивается конкретный фильтр.

При создании объемных таблиц никто не застрахован от ввода данных, которые уже присутствуют в таблице. Например, вы составляете опись товара и в определенный момент и по каким-либо причинам вводите данные о товаре, который уже ранее встречался в списке. В документах, использующихся для отчетности или подсчитывающих какую-либо статистику, дублирующиеся данные недопустимы. Чтобы не просматривать часами таблицу, которая может состоять из десятков столбцов и сотен (а то и тысяч) строк, в поиске дублирующихся записей, используют инструмент, о котором мы поговорим в этом разделе.

Для начала создадим дублирующиеся записи в таблице, с которой мы работали в предыдущем разделе.

1. Введите в ячейки столбца 1 пару дублирующихся записей, например Хлеб и Кофе.

2. Укажите цены на эти товары. Этот шаг не является обязательным для нашего примера.

Ваша таблица должна быть похожа на таблицу, изображенную на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Пример таблицы с дублирующимися данными

Теперь в столбце 1 содержатся две ячейки с товаром Хлеб и две – с товаром Кофе. В нашей таблице всего несколько строк, поэтому мы сразу видим дублирующиеся записи, но если в таблице несколько сотен строк, найти такие дубликаты бывает достаточно сложно.

1. Выделите любую ячейку столбца 1 или 2, в котором содержатся дублирующиеся данные.

2. Нажмите кнопку Удалить дубликаты в группе Работа с данными вкладки Данные. Появится диалоговое окно Удалить дубликаты (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Диалоговое окно Удалить дубликаты

3. Снимите флажок Столбец 2.

4. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое ок но Удалить дубликаты будет закрыто, а на экране появится сообщение с информацией о количестве найденных и удаленных дубликатов (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Сообщение о количестве удаленных дубликатов

5. Закройте сообщение, нажав кнопку ОК. Введенные нами дубликаты записей были удалены. В таблице теперь содержится один товар Хлеб и один товар Кофе.

Таким образом, вы буквально несколькими щелчками кнопки мыши очистили таблицу от дублирующихся (и часто ненужных) записей. Как уже говорилось, в больших таблицах ручной поиск и удаление может занять несколько часов работы, которые вы могли потратить на более полезные дела.

Очень часто применение структуры таблицы может упростить поиск и работу с нужными данными. Предположим, вы создаете прайс-лист, в котором содержатся товары самых разных групп. Этот прайс-лист будет включать заголовки групп товаров, возможно, заголовки второго уровня, данные о самих товарах и ценах. Можно создать такую структуру таблицы, при которой будут отображаться только товары определенной группы. Это удобно, так как, если вы ищете цену, например, картриджа для принтера, вам следует отобразить товары группы расходных материалов и искать нужный картридж в этой группе, а всю таблицу просматривать не надо.

Создадим новую таблицу, чтобы рассмотреть пример создания структуры. В определенной ячейке укажите название группы товаров, а в нижерасположенные ячейки введите наименования товаров данной группы. Затем введите название следующей группы товаров, потом – наименования товаров этой группы. И так далее, пока весь прайс-лист не будет составлен. В дальнейшем вы сможете добавить или удалить строки, чтобы добавить новый товар или удалить ненужный.

В качестве примера будем использовать таблицу, приведенную на рис. 5.16.